INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA N° 01, de 26 de setembro de 2016.
INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA N°01, de 26 de setembro de 2016.
Dispõe sobre a sistematização das regras de implementação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Piauí.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PIAUÍ, o CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA e o DIRETOR DA ESCOLA JUDICIAL, no uso das suas atribuições; e
CONSIDERANDO a competência comum de zelar pela observação dos princípios estabelecidos no art. 37, da Carta Constitucional, dentre eles o da eficiência da administração;
CONSIDERANDO a necessidade de melhor estruturar as competências das unidades administrativas integrantes do Poder Judiciário do Estado do Piauí, a fim de adequá-las ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
CONSIDERANDO a economia, a celeridade e a eficiência propiciadas pelos benefícios da simplificação e da desburocratização, decorrentes da implementação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Piauí;
CONSIDERANDO a necessidade de incorporação dos recursos da tecnologia da informação aos trâmites processuais administrativos, objetivando maior eficiência na gestão pública, observados os requisitos de segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meios eletrônicos;
CONSIDERANDO a Resolução nº 22, publicada no DJe nº 8064 de 20 de setembro de 2016, que implantou o Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Piauí,
RESOLVEM aprovar a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1o A sistematização das regras necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Piauí, é disposta nesta Instrução Normativa.
CAPÍTULO II
DA COMPETÊNCIA
Art. 2o Compete à Secretaria de Tecnologia, Informação e Comunicação - STIC deste Tribunal, a implantação, implementação e gestão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
Art. 3o Incumbe à Secretaria de Administração e Pessoal a consultoria aos usuários do Poder Judiciário Estadual, bem como o arquivamento dos documentos físicos probatórios inseridos no SEI.
CAPÍTULO III
DAS REGRAS PROCEDIMENTAIS
Art. 4o Fica fixado que toda a documentação administrativa do Poder Judiciário do Piauí, a ser gerada a partir da data 21 de novembro de 2016, será gerada exclusivamente por meio do SEI.
§1o São consideradas documentações administrativas, as comunicações entre o Tribunal e as unidades organizacionais, assim compreendidos quaisquer órgãos judiciais e/ou unidades administrativas do Poder Judiciário Estadual.
§2o A documentação administrativa, de origem externa ao Poder Judiciário, será recebida e distribuída no SEI, pela Secretaria de Administração e Pessoal - SEAD, por meio do Serviço de Protocolo Eletrônico Administrativo do Poder Judiciário.
Art. 5o Fica estabelecido que os documentos externos que forem digitalizados e inseridos no SEI, bem como aqueles gerados no próprio sistema, serão considerados originais, tramitando somente em meio eletrônico.
§1o Os documentos digitalizados que não possuam conteúdo probatório deverão ser eliminados na própria unidade que os cadastrou.
§2o As certidões, os contratos, as notas fiscais e os demais documentos comprobatórios originais emitidos por entes externos ao Poder Judiciário Estadual deverão ser encaminhados, após inserção no SEI, à SEAD, FERMOJUPI, EJUD ou Corregedoria para arquivamento, conforme o caso.
§3o Os procedimentos de atestação de faturas, serviços e/ou recibos serão realizados no SEI a partir de sua implantação.
§4o A responsabilidade pelo envio imediato para guarda dos documentos referidos no §2o deste artigo é da unidade que os inseriu no sistema;
§5o Antes de seu envio para arquivamento, o número de sete dígitos do documento gerado pelo sistema, juntamente com a sigla SEI, deverá ser registrado fisicamente na parte superior direita do documento.
Art. 6o Os processos administrativos, sigilosos ou não, em tramitação ou já arquivados na instituição, poderão ser eliminados assim que digitalizados, depois de retirados os documentos mencionados no § 2o do art. 5o, os quais seguirão a sistemática prevista nos §§ 3o a 5o do mesmo artigo.
Art. 7o São considerados sigilosos, para os efeitos desta Instrução Normativa, os tipos processuais assim previamente classificados no SEI.
Parágrafo único. A solicitação de inclusão de novos tipos processuais de caráter sigiloso deverá ser encaminhada ao gestor do sistema, que a submeterá à Presidência do Tribunal de Justiça.
Art. 8o Somente será possível a conversão de processos administrativos públicos ou reservados em processos sigilosos se for realizada a alteração do tipo processual no sistema.
Art. 9o O acesso a processos sigilosos só poderá ocorrer se for concedida credencial de acesso pela unidade geradora do processo.
§1o A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso ao processo sigiloso é da autoridade que fizer a concessão.
§2o A atribuição de credencial para autoridade de outra unidade na área judicial deverá ser efetivada sempre para o magistrado ou, na área administrativa, para o responsável máximo pelo órgão correspondente.
§3o O detentor de credencial em processos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deverá comunicar à autoridade credenciante, sob pena de responsabilidade funcional, para as providências legais.
CAPÍTULO IV
DA ASSINATURA
Art. 10. Os documentos produzidos no SEI, dirigidos a órgãos externos, deverão ser assinados de forma digital, a partir de senha pessoal e matrícula.
Art. 11. Os documentos produzidos no SEI não abrangidos na previsão do artigo anterior poderão ser assinados mediante autenticação por conferência de sigla e senha de acesso que possibilite identificação inequívoca do usuário responsável, bem como na forma digital.
Art.12. Os documentos transcritos por suporte digital, certificados por assinatura digital conforme previsto no art. 10, ou por autenticação na forma do art. 11, têm o mesmo valor dos originais.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
Art.13. Até que seja realizada a capacitação dos servidores das comarcas, as documentações administrativas oriundas destas serão tratadas como de origem externa e poderão ser recebidas e distribuídas por meio do Serviço de Protocolo Administrativo e/ou respectivas unidades.
Art.14. Os procedimentos administrativos já existentes em meio físico, em especial, os processos de contratação de caráter continuado, serão digitalizados e lançados no sistema de acordo com as necessidades de cada unidade responsável, sendo obrigatório que, na denominação do arquivo digitalizado que dará início ao processo, conste a identificação deste por meio da sigla "PA" seguida do número de registro.
Art. 15. Os documentos de atestação de notas fiscais, serviços e/ou recibos oriundos das comarcas serão digitalizados e inseridos no SEI na Secretaria do Tribunal até que o sistema seja implantado nestas.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art.16. Incumbe à SEAD comunicar, imediatamente, após o ato, o desligamento de qualquer servidor deste Tribunal à unidade gestora do sistema, para fins de exclusão das permissões de acesso, sob pena de responsabilização.
Art. 17. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Presidência.
Art.18. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Palácio da Justiça, em Teresina (PI), aos 26 dias do mês de setembro do ano de 2016.
Desembargador ERIVAN LOPES
Presidente
Desembargador RICARDO GENTIL
Corregedor
Desembargador FERNANDO LOPES
EJUD